Hiện nay, việc xây dựng BSC, KPI đang là điều mà có rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đến để áp dụng vào công việc quản trị của mình. Vậy, để hiểu rõ hơn về các khái niệm lẫn cách triển khai hiệu quả. Hãy cùng Học viện doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!!
Làm thế nào để xây dựng KPIs từ BSC
Tổng quan về BSC, KPI
Khái niệm về BSC
BSC, hay còn gọi là Balanced Scorecard. Đây là một hệ thống nhằm lên kế hoạch và quản trị chiến lược, được áp dụng tại các tổ chức kinh doanh, tổ chức phi lợi nhuận và Chính phủ. Từ đó đưa ra định hướng các hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức nhằm mục đích nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và cả bên ngoài. Đồng thời còn để theo dõi hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp so với những mục tiêu đề ra.
BSC hay còn gọi là Thẻ điểm cân bằng
Khái niệm về KPI
KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường, mỗi chức danh khác nhau sẽ có bản mô tả công việc riêng hoặc có kế hoạch làm việc theo mỗi tháng.
Các nhà quản lý sẽ sử dụng những chỉ số này nhằm đánh giá độ hiệu quả của chức danh đó. Dựa vào việc hoàn thành KPI, các công ty sẽ có những chế độ thưởng, phạt áp dụng cho từng cá nhân.
Xem thêm: Cách tính KPIs chuẩn xác cho từng nhân sự trong công ty
Nhà quản lý sẽ dựa vào KPI để đánh giá độ hiệu quả công việc
Nguyên do doanh nghiệp Việt ứng dụng BSC, KPI chưa hiệu quả
Việc áp dụng một cách hiệu quả những công cụ BSC, KPI trong việc quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay vẫn còn rất non nớt. Có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang gặp thất bại vì những nguyên nhân chính như dưới đây:
Thiếu chiến lược kinh doanh
BSC, KPI không chỉ là một công cụ để quản lý hiệu suất, mà hệ thống này thực chất còn là một công cụ dùng để quản trị chiến lược, mục tiêu một cách xuyên suốt từ vị trí cao nhất cho đến thấp nhất ở trong một tổ chức.
Để áp dụng thành công công cụ BSC và KPIs, mỗi doanh nghiệp phải đề ra một chiến lược kinh doanh cụ thể dài hơi. Đây được xem như là khâu “yếu” nhất mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang gặp phải.
Nhiều doanh nghiệp Việt đang thiếu chiến lược kinh doanh
Có nhiều vị giám đốc, khi được phỏng vấn về mục tiêu dài hạn và những chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, họ thường trả lời đại khái và chung chung. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến việc các bản kế hoạch kinh doanh trung hạn được xây dựng một cách hình thức, thiếu đi sự nghiên cứu nghiêm túc thậm chí là không có giá trị thực tiễn.
Cũng vì vậy, khi không có mục đích hay đích đến cụ thể, thì đi đường nào cũng khó mà đi được đến đích. Và khi đó, dù BSC và KPIs có khoa học hay hiện đại đến mấy, thì nó cũng không đem hiệu quả như mong đợi vì chính những người quản lý áp dụng, sử dụng hệ thống này cũng không hề có một thước đo nào hiệu quả.
Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPIs
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang sử dụng KPIs như một bản kế hoạch kinh doanh tương ứng với các bộ phận, cá nhân và được giao theo mỗi thời kỳ. Với cách hiểu này, nó đã dẫn đến sai lầm vô cùng nghiêm trọng và mang tính hệ thống trong cả tổ chức. Khi mà mọi cá nhân đều phải “chạy theo” những chỉ tiêu đó, nhưng lại sao nhãng những chỉ tiêu cốt yếu của toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp.
Tình trạng rối loạn này vẫn còn xảy ra khi mà mọi cá nhân đều cố gắng nỗ lực “giải quyết” những chỉ tiêu của mình. Trong khi đó, các nguyên nhân cốt lõi nếu không được làm rõ thì chắc chắn các sai lầm sẽ bị đổ lỗi cho một hệ thống mới được áp dụng.
Ứng dụng BSC và KPIs nửa vời
BSC, KPI là những công cụ có hiệu quả đặc biệt trong việc gắn kết các mục tiêu trong một tổ chức. Nhưng tại các doanh nghiệp Việt, thông qua KPI, những mục tiêu đề ra của công ty chỉ được truyền đạt đến đội ngũ quản lý cấp trung. Còn đội ngũ nhân viên cấp dưới chỉ sử dụng những hệ thống chỉ tiêu chung chung, thiếu tính đặc thù đối với từng vị trí công tác.
Thiếu quyết tâm khi ứng dụng BSC và KPIs
Bất kỳ một hệ thống nào cũng cần phải có thời gian để thử nghiệm và điều chỉnh công cụ BSC, KPIs cho phù hợp. Đặc biệt, khi doanh nghiệp muốn thay đổi phương thức hoạt động mà trong đó, con người đóng vai trò làm trung tâm. Thì việc xây dựng bộ chỉ số KPI cho mỗi vị trí đã khó, nhưng để triển khai một cách hiệu quả lại cần cả một quá trình dài. Hãy chuẩn bị đủ thời gian để hệ thống này có thể phát huy hết tác dụng.
Hãy dành thời gian để hệ thống BSC và KPIs có thể phát huy hết tác dụng
Thiếu hệ thống thu thập thông tin
BSC và KPIs là một hệ thống để quản trị chiến lược, mục tiêu hiệu suất của doanh nghiệp. Khi nhìn vào hệ thống các chỉ tiêu, thường người ta sẽ chỉ nhìn thấy kết quả cuối cùng. Nhưng, nếu chỉ nhìn nhận và triển khai, áp dụng theo cách như vậy thì chắc chắn việc ứng dụng BSC và KPIs sẽ không thể đem lại hiệu quả như mong đợi.
Hệ thống này có thế mạnh là khả năng định lượng, ngay cả khi công việc có tính chất định tính, điều này sẽ tạo nên cơ sở cho việc giám sát, theo dõi thường xuyên sự vận hành của hệ thống trên đường đến mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, có thể đề ra các biện pháp hiệu chỉnh và thúc đẩy sao cho phù hợp.
Thiếu sự phân cấp trong hoạt động
Có một thói quen của người lãnh đạo, gọi là thói quen ôm đồm, điều này sẽ gây nhiều khó khăn trong việc ứng dụng các công cụ quản trị, trong đó có BSC, KPI. Sự thiếu phân cấp, phân quyền trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp sẽ khiến mọi quyết định, kết quả đánh giá trở nên chủ quan, lệ thuộc hoàn toàn vào người đứng đầu.
Tất nhiên, phong cách lãnh đạo này không phù hợp với hệ thống quản trị ngày càng hiện đại, đòi hỏi mỗi cá nhân đều phải chủ động, sáng tạo, phát huy vai trò của mình.
Các bước triển khai KPI theo định dạng BSC
Giai đoạn 1:
- Thống nhất áp dụng KPIs
- Cung cấp những kiến thức cơ bản về BSC, KPI tới nhân viên
- Khảo sát hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp
- Hỗ trợ các phòng ban thiết lập các thước đo để đo lường kết quả công việc, dựa vào kinh nghiệm triển khai và thực tế các hoạt động tại công ty.
Giai đoạn 2: Thử nghiệm và cải tiến
- Thiết kế chỉ số, đưa vào áp dụng trong quy trình hoạt động của mỗi bộ phận. Từ đó xem xét chỗ nào chưa hợp lý, chưa phù hợp, chỗ nào lược bỏ được, chỗ nào cần bổ sung rồi điều chỉnh cho hiệu quả hơn.
- Giai đoạn này cũng là lúc để hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu nhận thấy còn lỗ hổng. Đây sẽ là nền tảng quan trọng giúp bạn có thể thành công trong giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 3: Áp dụng và phát triển
- Sau khi hoàn thành các bước cơ bản trên, doanh nghiệp có thể áp dụng và theo dõi kết quả. Khi thực hiện sẽ đưa ra những sự điều chỉnh sao cho phù hợp với từng tình huống.
Trên đây là các thông tin cơ bản về BSC, KPI. Việc sử dụng thành thạo các công cụ hiện đại như BSC và KPI sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể triển khai các chiến lược lãnh đạo thành những mục tiêu quản lý và các chương trình hành động cụ thể cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên. Nếu bạn chưa biết cách để nắm rõ lĩnh vực này thì có thể tham khảo ngay Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học viện doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh nhé.
XEM THÊM
- Học Viện CEO – Nơi cung cấp khóa học CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học viện CEO Việt Nam
Vui lòng liên hệ đến Hotline 0842424466 để được chuyên viên tư vấn giải đáp mọi thắc mắc và đăng ký khóa học phù hợp nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý học viên!
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: cskh@ceohcm.edu.vn
