Để thúc đẩy hiệu quả làm việc của cá nhân, tổ chức trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều công ty đã áp dụng áp KPI. Vậy KPIs là gì? Làm sao để có thể xây dựng hệ thống KPI chuyên nghiệp, hiệu quả? Cùng theo dõi ngay chia sẻ sau để nắm được câu trả lời.
KPIs là gì? Vai trò của KPIs
KPIs là gì?
KPI là thuật ngữ viết tắt, có tên tiếng anh là Performance Indicator. Đây được hiểu là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Chỉ số này cũng chính là công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. Nó thể hiện rõ ràng nhất thông qua các dữ liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu cần đạt được. Qua đó, nó phản ánh hiệu quả hoạt động công việc của tổ chức, cá nhân hoặc một bộ phận nào đó.
Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ sử dụng KPIs ở nhiều mức độ khác nhau. Mục đích để đánh giá thành quả của họ đối với những mục tiêu đề ra. Qua đó, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để duy trì hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh hiện tại.
KPIs là chỉ số đánh giá thực hiện công việc
Vai trò của KPIs
Với doanh nghiệp, đoàn thể, tổ chức, Kpi có vai trò sau:
- Theo dõi cụ thể hiệu suất làm việc của nhân viên một cách minh bạch và rõ ràng nhất. Qua đó đưa ra được các chế độ lương, thưởng hay kỷ luật phù hợp.
- Nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc và nghiệm thu thực hiện công việc
- Đưa ra căn cứ để đảm bảo cho những mục tiêu, tầm nhìn có thể đạt được như đã đề ra.
Với nhân viên, cá nhân nhỏ lẻ, Kpi sẽ có vai trò sau:
- Nắm bắt được khối lượng công việc và biết được mức độ hoàn thành
- Nắm bắt được mục tiêu cần đặt ra theo tháng, quý, năm
- Kpi tạo động lực làm việc, giúp cá nhân có thể có được lương, thưởng cao hơn
- Kpi hỗ trợ phát hiện năng lực thật sự của cá nhân, đưa ra những thiếu sót, khiếm khuyết giúp cá nhân khắc phục kịp thời.
KPIs giúp vận hành, quản lý và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả
Tại sao KPIs quan trọng nhưng doanh nghiệp thường không đạt được?
Hiện nay, dù hiểu rất rõ về KPI những có khá nhiều doanh nghiệp vẫn không thể đạt được đúng mức KPI đã đặt ra. Lý do vì sao? Cùng xem ngay giải đáp sau đây:
- Sự thiết lập các mục tiêu của doanh nghiệp chưa rõ ràng, rành mạch. Đôi khi công việc có sự lẫn lộn giữa các cá nhân với nhau. Thậm chí, một số công việc không phù hợp với năng lực thực sự của cá nhân hay phòng ban đó.
- Mức độ truyền thông về tầm quan trọng của KPI đến nhân viên chưa thực sự rộng rãi. Một số nhân viên không hiểu được lý do tại sao nên hoàn thành KPI.
- Doanh nghiệp đặt mục tiêu KPI quá xa vời, vượt năng lực thực tế của nhân viên, khiến tiến độ hoàn thiện rời rạc, chậm trễ.
KPI đúng, đủ nhưng thiếu người quản lý, giám sát. Qua đó, lỗi lầm không được khắc phục kịp thời khiến KPI khó hoàn thành. - Quy trình xây dựng KPI không có sự tập trung vào một mục tiêu nhất định
Dù lý do là gì, chỉ cần doanh nghiệp mắc phải một trong các lý do trên cũng đủ để khiến KPI đề ra không thể khả thi. Vì thế, hãy đảm bảo rằng, trước khi áp KPI, doanh nghiệp cần hiểu được mục tiêu, năng lực nhân viên và tình trạng thực tế của doanh nghiệp mình.
Trước khi áp KPI cần hiểu được mục tiêu, năng lực nhân viên
Các loại KPI phổ biến nhất hiện nay
Hiện tại, KPIs được chia ra làm nhiều loại khác nhau, và tuỳ thuộc vào mục tiêu của từng doanh nghiệp mà việc sử dụng KPI cũng có sự riêng biệt. Cụ thể, KPI sẽ được phân ra làm 5 loại chính là:
- KPI kinh doanh.
- KPI tài chính.
- KPI Sale (bán hàng).
- KPI Marketing (tiếp thị).
- KPI quản lý dự án.
KPI kinh doanh
KPI kinh doanh thường được đo lường dài hạn theo quý hoặc năm. Loại KPI này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ được sự thành công của các mục tiêu kinh doanh đã đề ra trong năm đó. Qua các chỉ số được đặt ra, doanh nghiệp sẽ biết cách điều hướng quá trình kinh doanh của mình.
KPI tài chính
KPIs tài chính thường có sự khắt khe hơn các loại KPI khác. Do vậy, loại KPI này sẽ được giám sát bởi lãnh đạo của doanh nghiệp hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp đó. KPI này sẽ cho biết doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp hiện tại ra sao? Có đáp ứng được mức thu, chi đề ra hay không?
Qua KPI này, doanh nghiệp sẽ biết cách để điều chỉnh thu chi sao cho hợp lý nhất.
KPI tài chính được giám sát bởi lãnh đạo doanh nghiệp
Bán KPI
KPI Sale hay còn được gọi là KPI bán hàng đến từ phía nhân viên kinh doanh. Đây là đội ngũ trực tiếp bán sản phẩm của doanh nghiệp. Các số liệu bán hàng sẽ được theo dõi hàng tháng trên một bảng điều khiển bán hàng. Thông thường, KPI này sẽ được tính theo chuyển đổi từ data mà marketing thu về.
KPI tiếp thị
Các KPI Marketing thường được thể hiện thông qua các chỉ số chuyển đổi của những kênh tiếp thị như: facebook, website, landing page, tiktok,… Các kênh thông tin này sẽ có những báo cáo cụ thể, cho phép doanh nghiệp nhìn ra con số tổng quát nhất về hoạt động marketing của mình.
KPI Marketing sẽ cho thấy đội ngũ tiếp thị của doanh nghiệp đang hoạt động tốt hay không? Chẳng hạn như: số lượt truy cập website, chi phí cho mỗi lượt click, tin nhắn hay điểm quảng cáo và tỷ lệ chuyển đổi.
KPI quản lý dự án
KPIs quản lý dự án sẽ được các quản lý dùng để theo dõi tiến độ của dự án. Qua bảng biểu, họ sẽ thấy được % thành công của những mục tiêu đã đề ra.
Từ đây, doanh nghiệp sẽ đánh giá được các dự án có khả thành công hay không và khả năng đáp ứng của quản lý dự án vào những thời điểm quan trọng khác nhau. Một số KPI quản lý dự án điển hình nhất là giá trị theo kế hoạch, chi phí thực tế hay biến động chi phí.
KPI quản lý dự án dùng để theo dõi và đánh giá
Doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai hệ thống KPI như thế nào để đạt hiệu quả?
Không ít doanh nghiệp đã và đang triển khai hệ thống KPI sai cách. Qua đó, hoạt động kinh doanh bị chậm trễ, doanh thu không ổn định. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp cũng như nhân sự trong công ty. Sau đây là phương án xây dựng và triển khai KPI hiệu quả mà bạn nên tham khảo.
Bước 1: Xác định bộ phận hoặc người xây dựng KPIs
Các bộ phận hoặc phòng ban chức năng sẽ trực tiếp xây dựng KPI cho các vị trí trực thuộc bộ phận đó. Khi ấy, quản trị viên chính là người đóng vai trò hỗ trợ, giám sát và chỉ dẫn về phương pháp, chiến lược. Đội ngũ nhân viên sẽ dựa vào đây để tuân thủ KPI.
Như vậy, theo phương pháp này, trưởng phòng/ leader sẽ trực tiếp xây dựng, quản lý KPI.
- Ưu điểm: Chỉ số KPI mang tính khả thi cao vì trưởng phòng hiểu được năng lực thực tế của nhân viên, qua đó mang đến đúng KPI cho từng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên.
- Nhược điểm: Việc các phòng ban tự đặt mục tiêu cho phòng của mình đôi khi sẽ xảy ra tình trạng thiếu khách quan vì đặt KPI quá thấp. Lúc này, để khả thi hơn thì vẫn cần đến đánh giá của lãnh đạo cấp cao hơn.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs của từng bộ phận, vị trí
Thực tế, KPI của bộ phận sẽ phải dựa vào vị trí, năng lực của từng nhân sự. Khi ấy, bạn mới có thể đưa ra được những chỉ số sát sao nhất. Người xây dựng KPI cần phải đặt ra chỉ số chung theo đặc trưng của từng bộ phận. Đây cũng là cơ sở để đưa ra KPI cụ thể của từng chức danh.
Ngoài ra, việc xây dựng KPI cho nhân sự sẽ cần căn cứ vào đúng mô tả công việc của họ. Đồng thời, các chỉ số này cũng cần đáp ứng được tiêu chí S-M-A-R-T. Bên cạnh đó, các kỳ họp đánh giá cũng cần phải thực hiện theo thời gian thức như: tháng, quý, năm.
Mô hình SMART được ứng dụng hiệu quả
Đến đây, khi đã thống nhất được KPI cho từng phòng ban, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí S-M-A-R-T để đánh giá chỉ số thực hiện công việc:
S – Specific: Mục tiêu chi tiết và cụ thể nhất.
Từng thông số phải được đặt ra rõ ràng, minh bạch như: Tên chỉ số, Công thức tính, trọng số, số kế hoạch, số thực hiện, đơn vị tính, … Khi rõ ràng các chỉ số này, cả doanh nghiệp và cá nhân đều có căn cứ để tính toán mức độ hoàn thành KPI sau này.
Lưu ý rằng:
- Tên chỉ số phải ngắn gọn, súc tích, phản ánh rõ bản chất của chỉ số. Chẳng hạn như: Doanh thu
- Công thức tính cần trình bày ngắn gọn, cùng thống nhất 1 công thức.
- Trọng số có tổng phải bằng 100%
- Số kế hoạch chính là mốc thời gian của mục tiêu
- Số thực hiện chính là con số phản ánh kết quả thực hiện
Mục tiêu chi tiết và cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được bằng con số thực
KPIs cần phải đo lường được thông qua các phần mềm quản lý. Ở đây, bạn cần nắm rõ được các thông số về KPI như: Tỉ lệ khách hàng hài lòng hoặc không hài lòng, phản ánh từ đối tác,…
A – Attainable: Mục tiêu có khả năng đạt được
Chỉ số này cần phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hoặc bộ phận triển khai KPI.
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
Mục tiêu thực tế là mục tiêu đã được lường trước hoặc phán đoán trước những nguy hại có thể ảnh hưởng. Chẳng hạn như dịch Covid 19 có thể khiến doanh thu giảm, KPI khó hoàn thành.
T – Timebound: Mục tiêu được đề ra với thời hạn cụ thể
KPI khi đặt ra phải có mốc thời gian cụ thể như năm, tháng, quý hoặc một khoảng thời gian nào đó mà doanh nghiệp muốn thống kê.
Lưu ý:
Các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ có sự khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và hoạt động cụ thể của nhân viên. Chẳng hạn, KPI có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, doanh thu nhân viên,…
Các chỉ số của KPIs
Bước 3: Doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành KPI của từng bộ phận, vị trí
Sau khi đã xác định được mức KPIs cho từng phòng ban cũng như từng vị trí công, tiếp theo bạn cần áp dụng nó vào việc quản trị, cả nhân sự và năng suất. Khi đó, mọi đầu việc tính KPI có thể phân chia về 3 nhóm chính:
- Nhóm 1: Nhóm này tốn nhiều thời gian thực hiện và có khả năng ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
- Nhóm 2: Nhóm này tốn ít thời gian để thực hiện và ít ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
- Nhóm 3: Nhóm này hầu như đảm bảo công việc tốt
Mỗi nhóm KPI kể trên sẽ có trọng số khác nhau và sẽ được chia theo mức độ quan trọng như: Nhóm 1: 50%, nhóm 2: 30%, nhóm 3: 20%.
Bước 4: Tạo mối liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng
Dựa trên mức độ hoàn thành KPI, doanh nghiệp sẽ xác định được mức lương thưởng nhất định. Thông thường, quy định này sẽ được đề ra bởi lãnh đạo doanh nghiệp hoặc quản lý của các phòng ban. Sau đó, toàn thể nhân sự sẽ cùng nhau thống nhất với nhau về quy định này.
Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có một buổi nghiệm thu để đánh giá kết quả công việc mỗi kỳ. Buổi đánh giá này sẽ diễn ra trước kỳ lương, thưởng. Đặc biệt, đánh giá sẽ dựa trên sự khách quan của các chỉ số, dữ liệu KPI đã được đề ra. Kết quả này cần có sự đồng thuận giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên.
Mức lương thưởng sẽ được xác định thông qua chỉ số KPIs
Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI nếu xảy ra vấn đề
Trong quá trình thực KPI, sẽ có những rủi ro không may xảy ra. Lúc này, sau từ 1-2 tháng hoặc lâu hơn, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại KPI này.
Đầu tiên, bạn hãy xem xét các KPI được thiết lập và đánh giá sự phù hợp của các KPI này. Sau đó, tối ưu lại với những chỉ số phù hợp với tình hình thực tế và duy trì trong thời gian ít nhất 1 năm. Như vậy, việc đánh giá KIP mới sát sao và khách quan nhất.
Kết luận
Rõ ràng, chỉ số KPIs vô cùng cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp. Dựa vào chỉ số này, doanh nghiệp sẽ có được phương án điều chỉnh chiến lược kinh doanh, cũng như nhìn thấy được năng lực thực sự của nhân viên.
Hãy áp dụng các phương thức xây dựng và triển khai KPI trên để tối ưu hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu bạn vẫn đang thắc mắc với việc đánh giá KPI của mình thì tìm đến ngay khóa học CEO quản trị 4.0 của học viện doanh nhân CEO Việt Nam.
XEM THÊM
- Học Viện CEO – Nơi cung cấp khóa học CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học viện CEO Việt Nam
Vui lòng liên hệ đến Hotline 0842424466 để được chuyên viên tư vấn giải đáp mọi thắc mắc và đăng ký khóa học phù hợp nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý học viên!
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: cskh@ceohcm.edu.vn
