Trong bất kỳ hoạt động nào thì chúng ta đều thấy rằng nếu không thể đo lường thì sẽ không thấy rõ được hiệu quả. Và quản trị doanh nghiệp cũng vậy, nếu không nhận rõ được sự phát triển của từng nhân sự trong công việc thì sẽ khó đánh giá được hiệu quả. Xây dựng KPI và áp dụng cho các nhân sự chính là phương pháp quản trị nhân sự thông dụng, hiệu quả nhất.
Vậy cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp được triển khai cụ thể như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này.
Tại sao cần phải xây dựng kpi trong quản lý?
Đầu tiên cần phải biết lý do của việc xây dựng KPI trong công tác quản lý. Điều này được nhận thấy một cách dễ dàng, việc nhìn rõ hiệu suất công việc của nhân sự và đánh giá được nó chính là cách mà doanh nghiệp thấy được bước tiến của mình có đang đúng kế hoạch. Thiết lập KPI cho từng bộ phận, phòng ban trong công ty mang đến lợi ích cho các nhân viên và doanh nghiệp.
Muốn có lộ trình kinh doanh phát triển thì cần xây dựng kpi cho doanh nghiệp
Đối với nhân viên
Xây dựng KPI sẽ giúp nhân viên định hình được khối lượng công việc cũng như trách nhiệm mình cần hoàn thiện theo yêu cầu của ban lãnh đạo. Đồng thời, thông qua việc xây dựng kpi cho nhân viên sẽ thúc đẩy nhân sự nỗ lực để đạt được chỉ số đã đề ra, hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được giao. Bên cạnh đó, đây cũng chính là cách để nhân viên tự giám sát và tự nhận thức, sớm khắc phục điểm yếu của bản thân.
Đối với doanh nghiệp
Xây dựng KPI cho doanh nghiệp sẽ giúp lãnh đạo của đơn vị nhìn thấy tổng thể hoạt động kinh doanh, lộ trình phát triển của doanh nghiệp. Từ đó, sớm hỗ trợ nhân sự, tạo động lực cho nhân sự trau dồi kỹ năng, phát triển sự nghiệp và cống hiến hết mình. Cũng chính nhờ vậy sẽ có cơ sở khen thưởng, đánh giá nhân sự chính xác nhất.
Đánh giá – khen thưởng dựa trên các chỉ số kpi cụ thể cho từng bộ phận
Xem thêm: Report KPI là gì? Vì sao cần Report KPI một cách thường xuyên nhất?
Thế nào là một chỉ số KPI hiệu quả?
Thiết lập KPI sẽ luôn đưa ra được những chỉ số nhất định. Chỉ số đó sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực đặc thù và mục tiêu của từng doanh nghiệp. Để có một chỉ số kpi hiệu quả thì cách xây dựng KPI sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc sau.
Nguyên tắc 1
Áp dụng triệt để công cụ SMART (là viết tắt của 5 chữ: Specific – Cụ thể; Measurable – Đo lường được; Achievable – Có thể đạt được; Realistic – Thực tế; Timely – Có thời hạn) cho quá trình thiết lập kpi. Vì vậy, khi bạn xây dựng kpi, bạn sẽ có thể hỏi và trả lời những câu hỏi sau:
- Liệu KPI của bạn có cụ thể không?
- Bạn có thể đo lường được quy trình đi tới kpi không?
- KPI của bạn có thể thực sự đạt được không?
- Tính thực tế của kpi này đối với doanh nghiệp của bạn là như nào?
- Thời gian cần thiết để đi tới KPI là gì?
Vận hành – Quản lý – Đánh giá nhân sự qua việc thiết lập kpi
Nguyên tắc 2
Cần phải áp dụng KPI xuyên suốt và có lộ trình đánh giá theo tuần, tháng, quý, năm hoặc theo chiến dịch. Vì thông qua đây, ban lãnh đạo sẽ nhìn nhận được hiệu quả công việc của nhân viên, sớm hỗ trợ nếu thấy có vấn đề hoặc cũng dễ dàng thúc đẩy để nhân sự bứt phá hơn nữa, vượt chỉ tiêu đề ra.
Nguyên tắc 3
Mỗi bộ phận chuyên môn và từng nhân viên sẽ cần có một KPI cụ thể. Không nên áp dụng máy móc một chỉ tiêu chung cho nhiều bộ phận hoặc nhân viên không có cùng vị trí làm việc hoặc chức năng phụ trách khối lượng công việc khác nhau.
Xem thêm: Đánh giá KPIs là gì? 4 bước cơ bản đánh giá KPIs không thể bỏ qua
Hướng dẫn cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác xây dựng bộ chỉ tiêu kpi, Học viện CEO hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng xây dựng kpi phù hợp cho từng vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp với 4 bước cơ bản sau.
Xây dựng kpi có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành – quản lý doanh nghiệp
Xác định rõ trách nhiệm
Để có thể xác định được rõ trách nhiệm cho từng vị trí, bộ phận thì ban lãnh đạo sẽ cần vạch ra chi tiết những mô tả công việc mà nhân sự hoặc bộ phận đó phải chịu trách nhiệm. Chính từ đó mới có thể cho ra những chỉ số kpi liên quan để đánh giá chính xác nhất.
Xem thêm: Cách tính KPIs chuẩn xác cho từng nhân sự trong công ty
Đặt mục tiêu cụ thể
Từ việc xác định rõ trách nhiệm, ban lãnh đạo đồng thời sẽ cần đặt ra những mục tiêu cụ thể mà nhân sự cần đạt được. Đặc biệt, để xây dựng hệ thống kpi chuẩn chỉnh, áp dụng hiệu quả thì ban lãnh đạo cần bám sát 3 nguyên tắc đã nêu tại phần trên.
Chia sẻ kpi của những người liên quan
Nếu xây dựng kpi chỉ để ban lãnh đạo nắm được mà không truyền đạt đến cho người thực hiện thì chỉ số kpi đó sẽ vô nghĩa. Vì vậy, khi đã xây dựng được kpi cho nhân viên rồi, lãnh đạo cần truyền đạt cho nhân sự hiểu được rõ ràng, chi tiết những chỉ số kpi đã được đề ra. Đồng thời, cần phải lắng nghe chia sẻ cảm nhận của nhân sự để điều chỉnh chỉ số kpi hiệu quả hơn hoặc trợ giúp nếu nhân sự còn chưa hiểu rõ.
Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPI
Theo dõi, chấm điểm và đánh giá kết quả công việc
Bước cuối cùng và cũng là một phần quan trọng trong việc xây dựng KPI chính là theo sát, đánh giá và chấm điểm cho hiệu suất công việc của nhân sự. Từ bước này, ban lãnh đạo sẽ cần ghi nhận số liệu và đánh giá theo các công thức sau:
Điểm KPI = Tổng điểm trọng số/ Tổng trọng số
Trong đó, tổng điểm trọng số sẽ được tính = điểm chưa hệ số x trọng số
Điểm chưa hệ số sẽ được ban lãnh đạo đề ra theo thang điểm từ 1 đến 4, tương đương với các mức: chưa đạt, cần cố gắng, đạt và vượt chỉ tiêu. Sau đó, so sánh kết quả của nhân viên để đánh giá điểm chưa hệ số của họ. Thông qua đó, sẽ đưa nhân sự vào từng nhóm phù hợp để xét lương thưởng.
Xây dựng KPI không phải là một việc làm đơn giản và dễ dàng nếu bạn chưa thực sự hiểu rõ mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Với bài viết này, Học viện CEO hy vọng bạn đã có thêm những kiến thức về cách xây dựng kpi cho doanh nghiệp. Nếu bạn còn đang có nhiều thắc mắc về vấn đề này thì hãy dành thời gian tìm hiểu các khóa học quản trị đến từ Học viện CEO nhé.
XEM THÊM
- Học Viện CEO – Nơi cung cấp khóa học CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học viện CEO Việt Nam
Vui lòng liên hệ đến Hotline 0842424466 để được chuyên viên tư vấn giải đáp mọi thắc mắc và đăng ký khóa học phù hợp nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý học viên!
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: cskh@ceohcm.edu.vn
