Cơ cấu tổ chức được xem là bước đầu tiên, có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty. Một khi xác định được mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn so với đối thủ. Thực tế, tùy vào quy mô mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn một kiểu cơ cấu khác nhau trong số những cơ cấu điển hình dưới đây.
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (cơ cấu bộ máy doanh nghiệp) là tập hợp bao gồm các đơn vị, phòng ban và các cá nhân trong cùng một công ty. Những đơn vị, cá nhân này có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực hiện mục tiêu cũng như nhiệm vụ kinh doanh đã đặt ra.
Cơ cấu tổ chức là tập hợp các đơn vị, phòng ban và cá nhân trong công ty
Thông thường, cơ cấu tổ chức sẽ được cụ thể hóa thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hoặc mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Nhờ có có cơ cấu tổ chức, các công việc được phân công rõ ràng, đảm bảo tính chuyên môn và trách nhiệm của mỗi người. Khi đó, bộ máy trong công ty vận hành suôn sẻ mà mang đến hiệu quả cao.
4 kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
Với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì sẽ có các mô hình tổ chức doanh nghiệp khác nhau. Dưới đây là một số loại hình cơ cấu phổ biến nhất:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến
Đây là kiểu mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong đó nhà quản trị trực tiếp đưa ra các quyết định và giám sát cấp dưới thực thi.
- Ưu điểm: Mọi vấn đề diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp được giải quyết nhanh chóng, có sự thống nhất rõ ràng.
- Hạn chế: Đòi hỏi nhà quản trị phải có hiểu biết toàn diện để có thể lãnh đạo và chỉ đạo tất cả các phong, ban trong công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chức năng
Theo cơ cấu này, mỗi bộ phận sẽ được phân công, tổ chức theo chức năng và mỗi cấp sẽ có nhiều cấp trên của mình. Trong phạm vi doanh nghiệp, cả nhà quản trị cấp cao và các nhà lãnh đạo theo chức năng đều có quyền ra quyết định đối với đơn vị thuộc quyền quản lý của họ.
Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng
- Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp quản lý tốt các phòng, ban, bộ phận. Hạn chế tối đa hiện tượng chồng chéo, lẫn lộn chức năng, nhiệm vụ của nhau. Từ đó, năng suất làm việc được cải thiện hơn rất nhiều lần.
- Nhược điểm: Đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp trong mỗi phòng, ban phải có chuyên môn cao. Đồng thời giữa các phòng ban cần có sự hợp tác tốt để giải quyết công việc một cách thuận lợi, hiệu quả nhất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến – chức năng
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trực tuyến – chức năng là sự kết hợp giữa 2 cơ cấu trực tuyến và chức năng. Mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên sẽ đi theo một con đường thẳng. Từng bộ phận sẽ được phân công trực tiếp nhiệm vụ và thực hiện các nhiệm vụ đó.
- Ưu điểm: Có thể quản lý tốt từng đầu mục công việc hay dự án. Bên cạnh đó còn thu hút được nhiều nhà lãnh đạo có chuyên môn cao.
- Nhược điểm: Nhiều bộ phận chức năng trong công ty có thể khiến cho bộ máy quản lý cồng kềnh. Ngoài ra, điều này đòi hỏi nhà quản trị phải có sự linh hoạt trong việc quản lý cũng như phối hợp chặt chẽ với nhau.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ma trận
Cơ cấu này được doanh nghiệp lập ra mỗi khi cần triển khai dự án nào đó. Lúc này, ban giám đốc sẽ trực tiếp cử ra một số cá nhân cũng như cán bộ quản lý. Sau khi dự án kết thúc thì mỗi người lại trở về công việc trước đây của mình.
Cơ cấu tổ chức dạng ma trận
- Ưu điểm: Có tính linh động cao, dễ dàng di chuyển các cán bộ quản lý và nhân viên tới các dự án khác nhau mà công ty đang cần.
- Nhược điểm: Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án và nhà lãnh đạo theo chức năng trong quá trình làm việc.
Các mô hình cấu trúc tổ chức doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Bên cạnh các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp trên thì dưới đây là 4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất:
Cấu trúc phân cấp
Đây là hình thức cơ bản nhất trong các mô hình cấu trúc doanh nghiệp. Theo đó, chỉ thị sẽ được ban hành từ cấp cao nhất, truyền đạt xuống quản lý cấp trung và cuối cùng là nhân viên cấp dưới.
Ở chiều ngược lại, báo cáo cũng như những đề xuất, đóng góp của nhân viên cấp dưới cũng sẽ được gửi lên quản lý cấp trung sau đó mới tổng hợp và gửi lên lãnh đạo.
Ưu điểm:
- Về nghĩa vụ, trách nhiệm được quy định rõ ràng, nhân viên biết rõ mình được nhận lệnh từ ai và cần báo cáo cho ai. Điều này nhằm hạn chế sự chồng chéo và trùng lặp trong quá trình làm việc
Nhược điểm:
- Bộ máy tương đối cồng kềnh bởi cần thông qua nhiều bước, nhiều cấp bậc trước khi được thực thi.
- Vô tình tạo ra khoảng cách giữa nhân viên và lãnh đạo cũng như thiếu sự liên kết, phối hợp giữa các phòng, ban.
Cấu trúc ma trận
Mô hình tổ chức doanh nghiệp theo ma trận được vận hành theo hình thức đa chiều, thông tin có thể được truyền đi theo cả chiều ngang (theo dòng sản phẩm) hoặc chiều dọc (theo tuyến chức năng).
Đây là mô hình lý tưởng dành cho những doanh nghiệp cần tốc độ xử lý công việc nhanh chóng. Điển hình là các công ty truyền thông, quảng cáo sự kiện đang có nhiều dự án hoặc sản phẩm cùng lúc.
Ưu điểm:
- Có tính linh hoạt cao, các thông tin xử lý công việc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất kinh doanh.
- Các phòng, ban có liên quan đến dự án được chia sẻ nguồn lực với nhau, hạn chế tối đa những nhược điểm của mô hình phân quyền.
Nhược điểm:
- Đây là mô hình cơ cấu tổ chức khó xây dựng, bởi các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng khác nhau. Nhân sự mới phải cần thời gian để có thể làm quen với mô hình này.
Cấu trúc ngang/phẳng
Đây là một cơ cấu tổ chức khá đặc biệt. Theo mô hình này, nhân sự trong doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi như nhau, không có sự phân biệt về vị trí và chức vụ. Mô hình này phù hợp với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ, có ít nhân sự.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phẳng trong doanh nghiệp
Ưu điểm:
- Lược bỏ bớt những vị trí quản lý cấp trung trong doanh nghiệp. Từ đó giúp tiết kiệm ngân sách và tinh gọn bộ máy hơn.
- Nhân viên dễ dàng kết nối và trao đổi trong công việc, nâng cao hơn nữa hiệu quả thực hiện.
Nhược điểm:
- Dễ xảy ra trường hợp một nhân viên cùng một lúc đảm nhiệm quá nhiều công việc dẫn đến hiệu quả không cao. Bên cạnh đó, lộ trình thăng tiến không rõ ràng, nhiều nhân viên không có động lực để cống hiến.
Cấu trúc mạng
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cấu trúc mạng dựa trên cơ chế hoạt động của mạng xã hội, mang tính cởi mở và tin cậy. Cấu trúc này có nhiều ưu điểm hơn so với những cấu trúc còn lại.
- Ưu điểm: Tạo ra sự nhanh nhẹn, linh hoạt giữa các bộ phận trong công ty. NGoài ra còn hỗ trợ thêm quyền lực cho nhân viên để có thể chủ động đưa ra quyết định và tiến hành làm việc hiệu quả.
- Nhược điểm: Có khá nhiều quy trình ngoại vi, nhân viên không biết rõ ai là người có tiếng nói lớn nhất, chịu trách nhiệm cuối cùng..
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về những mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thường gặp nhất hiện nay. Và dù cho mô hình cơ cấu doanh nghiệp nhỏ hay lớn thì cũng cần tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định để mang đến hiệu suất cao trong công việc.
Để hiểu rõ hơn về từng loại mô hình, hãy tham gia Khóa học CEO Quản trị 4.0. Khóa học này nhằm giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng liên quan đến quản trị cuộc sống và quản trị doanh nghiệp.
XEM THÊM
- Học Viện CEO – Nơi cung cấp khóa học CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa học CEO Quản trị 4.0 tại Học Viện CEO Việt Nam
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: cskh@ceohcm.edu.vn
