KPI, một thuật ngữ rất phổ biến thường gặp trong những công việc liên quan tới marketing, kinh doanh, … Hiện nay, chỉ số KPIs được áp dụng rất nhiều tại các công ty, doanh nghiệp. Đây cũng được xem là nỗi “ám ảnh” đối với nhiều người đi làm. Mặc dù KPI là một cụm từ phổ biến nhưng chắc hẳn vẫn còn nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ KPI là gì?
Vậy ngay bây giờ, hãy cùng Học viện doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!
Thuật ngữ KPI rất phổ biến trong đời sống và công việc hàng ngày
KPI là gì?
KPI là viết tắt từ Key Performance Indicator, được dùng để đánh giá chỉ số đo lường và đánh giá độ hiệu quả hoạt động của một cá nhân, bộ phận hay toàn bộ doanh nghiệp. Mỗi một bộ phận của công ty đều sẽ có các chỉ số KPI khác nhau.
Chỉ số KPIs được đặt ra để các cá nhân trong công ty cùng nhau thực hiện và hoàn thành mục tiêu. Bên cạnh đó, dựa vào KPI ta có thể biết được cá nhân, nhóm hoặc tổ chức đang thực hiện công việc tới đâu, tốt đến đâu so với mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Một số ví dụ về KPI:
- Doanh số bán hàng tăng trưởng
- Doanh thu định kỳ theo từng tháng hay từng năm
- Tỷ suất lợi nhuận
Phân loại KPI
KPI là một tổ hợp các giá trị mà nó đánh giá và đo lường. Để phân loại KPI sẽ có 2 cách: định lượng và định tính.
- Giá trị định lượng: giá trị này không bị ảnh hưởng bởi cảm nhận, phần đánh giá, đo lường được biểu hiện cụ thể qua con số khách quan và có sự so sánh với tiêu chí được đề ra trước đó.
- Giá trị định tính: giá trị này bị ảnh hưởng bởi cảm nhận, sở thích, ý kiến cá nhân, được biểu hiện qua dạng số hoặc văn bản để diễn giải cụ thể những chỉ số này.
Có 2 cách để phân loại KPI là: Định tính và định lượng
Quá trình xây dựng hệ thống chỉ số KPIs
Ở mỗi công ty, doanh nghiệp hay một dự án nào đó đều sẽ có một cách làm KPI riêng biệt, tuỳ vào mục đích của tổ chức đó. Nhưng dù sao đi nữa, KPI luôn được xây dựng theo một quy chuẩn chung nhất định. Dưới đây là các yếu tố để xây dựng một hệ thống chỉ số KPIs:
Xác định chủ thể xây dựng KPI là gì?
Người xây dựng KPI là người đứng đầu một bộ phận hay đứng đầu công ty, trưởng phòng, trưởng ban,… Những người này phải bảo đảm có đủ năng lực và chuyên môn cứng, phải hiểu và nắm rõ về các mục tiêu chiến lược của công ty, doanh nghiệp.
Ngoài ra, một điều chắc chắn không thể thiếu đối với chủ thể xây dựng KPI chính là phải hiểu rõ KPI là gì trong kinh doanh và chúng đóng vai trò quan trọng như thế nào. Mặc dù là người đứng ra xây dựng hệ thống KPI nhưng người đứng đầu vẫn cần phải nhờ đến sự đóng góp của các bộ phận, cá nhân có liên quan để bảo đảm tính thống nhất và từ đó làm việc một cách có hiệu quả nhất.
Xác định chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Cần phải xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận, phòng ban hay các cá nhân. Từ đó thiết lập và xây dựng nên một chỉ số KPIs cụ thể và chắc chắn.
Xác định rõ nhiệm vụ của từng chức danh
Khi thiết lập KPI, cần phải xác định rõ ràng công việc của từng cá nhân và phải nêu rõ nhiệm vụ của mỗi chức danh để quá trình làm việc có hiệu quả hơn.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPIs
- Chỉ số hiệu suất của một bộ phận: Được xây dựng và đo lường dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng nhóm, từng bộ phận.
- Chỉ số hiệu suất của một cá nhân: Được xây dựng và đo lường dựa trên các KPIs cá nhân, đúng theo yêu cầu của tiêu chí SMART.
- Thiết lập kỳ đánh giá cho từng chỉ tiêu cụ thể
Xác định khung điểm cho kết quả
Từng chỉ số sẽ có một khung điểm riêng biệt phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc đã đề ra trong KPI.
Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh
Dựa vào khung điểm kể trên, trưởng ban, trưởng bộ phận hay trưởng phòng sẽ xem xét, tổng kết điểm và đưa ra kết luận. Từ đó đưa ra những điều chỉnh sao cho phù hợp.
Cần phải xây dựng hệ thống chỉ số KPI cho phù hợp với doanh nghiệp
Xây dựng KPI theo công cụ SMART
SMART không phải là công cụ bắt buộc để thiết lập, xây dựng KPI. Tuy nhiên, công cụ này quyết định đến sự thành bại của hệ thống đánh giá theo KPI. Khi quyết định thiết lập KPI, cần phải xem xét và đánh giá xem hệ thống chỉ số KPI đã có đầy đủ những tính chất trong yếu tố SMART hay chưa. Những yếu tố đó gồm có:
- S – Specific: Chỉ số KPIs cần được xác định một cách rõ ràng, cụ thể và thể hiện rõ mục tiêu hướng đến các yếu tố cần được cải thiện. Một chỉ số KPI có giá trị là phải được thiết lập rõ ràng, có mục tiêu cụ thể, có cải thiện và đóng góp hiệu quả trong công việc.
- M – Measurable: KPI cần phải đo lường được, đánh giá được dựa trên các báo cáo và con số cụ thể. Đây mới được xem là một chỉ số KPI có giá trị.
- A – Achievable: Nên giao chỉ số KPI cho các bộ phận, cá nhân nào có thể triển khai và chịu trách nhiệm được, nếu không được thì không nên lập ra và xây dựng KPI.
- R – Realistics: KPI còn phải mang yếu tố thực tế. Các công ty, doanh nghiệp không nên xây dựng chỉ số KPI dựa trên cảm tính, giả thuyết hay niềm tin.
- T – Time-bound: Khi thiết lập KPI, cần nêu lên mốc thời gian cụ thể để quá trình hoàn thành công việc dễ dàng hơn cũng như có thể đánh giá được mức độ thành công của công việc đó. Không nên giao KPI cho người không thể đưa ra được deadline chạy KPI cụ thể.
Xây dựng KPI theo công cụ SMART
Xung quanh chúng ta có vô vàn thông tin, thuật ngữ mới có thể nằm ngoài tầm hiểu biết của mình. Vậy nên đừng quá lo lắng nếu bạn không biết một từ ngữ nào. Bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu thêm về KPI là gì? và những thông tin xung quanh KPI. Ngoài ra, nếu bạn muốn trau dồi và tích lũy kinh nghiệm cho công việc kinh doanh trong tương lai, bạn có thể tìm hiểu thêm về Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học viện doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh nhé.
XEM THÊM
- Học Viện CEO – Nơi cung cấp khóa học CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học viện CEO Việt Nam
Vui lòng liên hệ đến Hotline 0842424466 để được chuyên viên tư vấn giải đáp mọi thắc mắc và đăng ký khóa học phù hợp nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý học viên!
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: cskh@ceohcm.edu.vn
