Là một người quản lý, dù ở cấp độ nào trong tổ chức doanh nghiệp, giám sát sẽ luôn là công việc rất quan trọng. Vì vậy, để làm tốt được việc này chúng ta có thể đánh giá KPI nhằm xác định được hiệu suất những gì đang triển khai.
Đánh giá công việc theo KPI là gì?
Khái niệm về KPI
KPI chính là viết tắt của Key Performance Indicators. Để hiểu rõ chúng ta có thể hình dung đó chính là những chỉ số hiệu suất để đánh giá một dự án hoặc công việc đang được triển khai.
Thông thường các chỉ số này sẽ được thu thập trong một khoản thời gian để người quản lý hoặc điều hành công ty có thể xác định được tình hình thực tế và đưa ra các quyết định phù hợp hơn.
Mục đích của việc đánh giá KPIs
Việc đánh giá KPI sẽ mang đến một bức tranh tổng quan nhất về tình hình hiện tại của công việc. Khi đó những người có nhiệm vụ điều phối các hoạt động của công ty hay nhà quản lý sẽ có được một bức tranh toàn cảnh về vấn đề cần theo dõi.
Trong đó sẽ gồm có những mục đích chính như:
- Đo lường và đánh giá hiệu suất công việc của phòng ban, cá nhân
- Là cơ sở trực quan nhất để đưa ra các quyết định lương thưởng
- Đảm bảo những hoạt động phân công đang đi đúng định hướng ban đầu
KPI và Target khác nhau như thế nào?
Để có thể làm rõ hơn về KPI, chúng ta có thể lấy Target để làm đối tượng tham chiếu khi mà hai vấn đề này nhiều người thường nhầm lẫn.
| Tiêu chí | KPI | Mục tiêu |
| Bản chất | Giá trị cụ thể trong công việc, dự án | Những tiêu chí mang yếu tố dài hạn |
| Tập trung | Những vấn đề cần giải quyết trong công việc | Những định hướng của đối tượng |
| Tính chất | Phân định rõ ràng bằng con số, chất lượng | Mang tính phấn đấu, thử thách với mục tiêu dài hạn |
| Đánh giá | Dựa trên hiệu suất hiện tại để đánh giá quyền lợi và thưởng phúc lợi. | Mở rộng cơ hội thử thách, phát triển và gia tăng giá trị lâu dài. |
Xem thêm: KPIs và OKRs là gì? Điểm khác biệt giữa hai chỉ tiêu này bạn đã biết?
4 bước để đánh KPIs
Cách đánh giá KPIs 4 bước
Xác định nhân tố thành công quan trọng nhất của tổ chức (CFS)
- CFS – Critical Success Factors được hiểu là nhân tố thành công quan trọng. Đó chính là những hạng mục mà người thiết kế bảng đánh giá KPI cần phải đưa vào để theo dõi.
- Đây chính là cơ sở tiên quyết để biết được những điều kiện nào sẽ phục vụ cho mục tiêu chung của công việc, dự án đang đề ra.
- Ngoài ra cần phải xác định được các yếu tố sẽ hỗ trợ trong việc thu thập dữ liệu, các công cụ để phục vụ công việc để hoàn thành các chỉ số được thiết lập theo mục tiêu.
- Xác định được trình độ chuyên môn cần thiết của đội ngũ nhân sự trực tiếp tham gia công việc, dự án đang triển khai.
Xác định thước đo hiệu quả (KPIs) cho toàn bộ tổ chức
Thước đo chính là sự kỳ vọng thực tế của ban lãnh đạo, người quản lý đưa ra các mục tiêu trong KPI muốn được hoàn thành. Thước đo cần đi đúng với tình hình hiện tại của doanh nghiệp và nguồn lực của công ty.
Nếu sự sai lệch quá lớn sẽ gây lãng phí nguồn lực và không tìm ra được những vấn đề cần cải thiện sau khi đánh giá KPI dù các chỉ số có hoàn thành hay không.
Giám sát bằng bảng điều khiển KPI
Xác định các công cụ hỗ trợ cho việc giám sát các hoạt động đang phục vụ cho mục tiêu đã đề ra trước đó. Những chỉ số nào trên bảng KPI có thể cho người quản lý biết được đang vấn đề đang xảy ra ở hạng mục nào. Từ đó sẽ đưa ra được những sự điều phối, quyết định chính xác cho tình hình ở hiện tại.
Đánh giá kết quả công việc
Đây chính là bước cuối cùng để người đánh giá KPI thấy được toàn bộ bức tranh sau khi được “vẽ” xong. Những hạn chế, ưu điểm của dự án sẽ được thể hiện rõ bằng các chỉ số trên bảng thống kê.
Trong đó sẽ xuất hiện khá nhiều nguyên nhân dẫn đến mỗi kết quả. Từ những nguyên nhân khách quan đến chủ quan, người quản lý sẽ có những định hướng tiếp theo để duy trì kết quả tốt và cải thiện những mục tiêu chưa đạt được.
Ưu và nhược điểm khi đánh giá KPI
Tìm hiểu ưu nhược điểm của cách đánh giá KPI
Ưu điểm:
- Mang đến sự rõ ràng và hiệu quả trong việc giám sát và vận hành cho doanh nghiệp,
- Mỗi cá nhân hoặc phòng ban đều thấy được sự đóng góp của mình trong công việc và dự án đang triển khai,
- Hỗ trợ cho đội ngũ quản lý thấy được những tình hình thực tế rõ ràng nhất để kịp thời điều chỉnh hướng đi sao cho phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp,
- Đảm bảo việc đưa ra các chính sách lương thưởng cho các cấp, phòng ban cá nhân đúng năng lực.
Nhược điểm:
- Tạo ra rào cản về mặt tâm lý, áp lực lên người thực hiện công việc, dự án đang triển khai khiến cho sức sáng tạo bị hạn chế,
- Gây ra nhiều sai sót nếu hệ thống gặp lỗi hoặc con người tham gia vào việc điều chỉnh với ý đồ riêng,
- Tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhân viên với nhau và cả các cấp quản lý. Mối quan hệ có thể dẫn đến nhiều sự không lành mạnh trong doanh nghiệp,
- Tạo ra sự chia rẽ vì ai cũng sẽ tập trung hoàn thành công việc của mình, sự hợp tác sẽ không được đề cao trong văn hóa doanh nghiệp.
Kết luận
Trên đây chính là những gì mà một bảng đánh giá KPI có thể mang đến cho một người quản lý, điều hành doanh nghiệp. Sự quan trọng của nó là không thể phủ nhận.
Song không thể bỏ qua các nhược điểm mà nó mang lại, vì vậy chúng ta cũng cần có sự công tâm để giải quyết các hạn chế đó. Nếu mọi người đang muốn tìm hiểu thêm có thể tham khảo khóa học CEO quản trị 4.0 để nâng cấp thêm kiến thức của mình.
XEM THÊM
- Học Viện CEO – Nơi cung cấp khóa học CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học viện CEO Việt Nam
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: cskh@ceohcm.edu.vn
