Công ty KPI luôn xây dựng hệ thống mục tiêu, đo lường đánh giá kết quả công việc một cách rõ ràng và thiết thực. Qua đó làm cấu nối liên kết giữa các phòng ban và nhân sự chặt chẽ, giúp công ty đạt được các tiêu chí KPI đúng như kỳ vọng. Vậy KPI chính xác là công cụ đánh giá và đo lường về tiêu chí gì? Hãy cùng Học viện doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.
Chính xác KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI cho nhân viên?
Công ty KPI có chế độ đánh giá, khen thưởng nhân viên rõ ràng
Key Performance Indicator – KPI, là công cụ đánh giá hiệu quả cho các tiêu chí doanh nghiệp đã đề ra trong một khoảng thời gian nhất định. Trong đó, mỗi một tiêu chí sẽ thể hiện kết quả thực hiện qua con số cụ thể (số liệu) có thể đo lường được. Và doanh nghiệp sẽ dựa trên dữ liệu đó để:
- Theo dõi và đánh giá chính xác năng lực của các bộ phận/phòng ban công ty KPI. Và cả hiệu quả làm việc của các nhân viên tham gia hoạt động.
- Đề xuất các chế độ thưởng – phạt phù hợp với từng mốc thành tích trong tiêu chí KPI.
- Chủ động điều chỉnh chiến lược, kế hoạch kinh doanh theo mỗi giai đoạn thực hiện KPI. Sao cho năng lực nhân sự đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu kỳ vọng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tiến hành điều chỉnh và khắc phục kịp thời các tồn đọng khiến doanh nghiệp không thể đạt đúng mục tiêu ban đầu.
Như vậy, KPI giúp cho doanh nghiệp hoạch định lại chiến lược kinh doanh và tạo một môi trường làm việc lành mạnh. Qua đó thúc đẩy nhân viên phấn đấu và tiếp thêm động lực để bứt phá từng chỉ số KPI doanh nghiệp đã đề ra.
Vai trò của KPI trong việc kết nối nhân sự và phòng ban
Sự xuất hiện của KPI sẽ hỗ trợ kết nối nhân sự và phòng ban thành một thể thống nhất, cùng hướng đến mục tiêu phát triển công ty KPI.
KPI hỗ trợ nhân viên phát triển đúng định hướng công ty đề ra
Thống nhất mục tiêu giữa các phòng ban
Nếu không có KPI, rất khó để giúp các phòng ban kết nối thống nhất với nhau. Chẳng hạn như phòng phát triển sản phẩm, chỉ hướng đến sản phẩm mới mang tính đột phá. Hay phòng kinh doanh, chỉ hướng đến tổng doanh số bán cao thay vì doanh số riêng của mã sản phẩm mới. Cũng như phòng nhân sự chỉ lo về tỷ lệ lấp đầy nhân lực đang còn thiếu.
Nhưng khi có KPI, các phòng ban được kết nối lại với nhau thông qua các chỉ số đo lường hiệu quả công việc chung. Ở đó, mỗi phòng ban cần trao đổi thông tin qua lại, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc để đạt được mục tiêu chung. Tránh trường hợp hoạt động riêng lẻ khiến kết quả kinh doanh “tụt dốc”, doanh nghiệp sẽ tiến hành tái cấu trúc “nhân sự”.
Định hướng mục tiêu của nhân sự theo hướng phát triển doanh nghiệp
Doanh nghiệp áp dụng KPI sẽ truyền đạt chính xác mục tiêu cần đạt được tới mọi phòng ban và nhân sự. Việc này sẽ giúp cho nhân sự chạy “đúng nhịp” và phòng ban quản lý điều hành “đúng hướng”. Tránh trường hợp phòng ban mơ hồ mục tiêu, khi ban hành xuống nhân viên, nhân viên sẽ lại càng mơ hồ hơn. Họ không biết nên làm gì và kết quả bao nhiêu mới đủ, mới vượt chỉ tiêu.
Xem thêm: Cách tính KPIs chuẩn xác cho từng nhân sự trong công ty
Phân biệt KPI và OKR
Công ty KPI và OKR khác biệt ở cách xác định chỉ tiêu đo lường
KPI và OKR sẽ không còn quá xa lạ với các công ty KPI. Vì cả hai đều là công cụ dùng để đo lường chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện theo các tiêu chuẩn liên quan. Tuy nhiên, mỗi công cụ sẽ có điểm khác nhau:
- KPI đưa ra các chỉ tiêu cho từng giai đoạn, từng tiến trình hoạt động. Các chỉ tiêu KPI phản ánh chính: KPI kinh doanh; KPI tiếp thị; KPI bán hàng; KPI quản lý dự án và KPI tài chính.
- OKR đưa ra chỉ tiêu cuối cùng cần đạt được trong một khoảng thời gian ngắn. Các chỉ tiêu OKR phản ánh chính: Chỉ tiêu cải thiện hài lòng khách hàng; Chỉ tiêu tăng doanh số định kỳ, chỉ tiêu giảm lỗi vận hành; Chỉ tiêu tăng lượng khách hàng tiềm năng; Chỉ tiêu hiệu suất làm việc nhân viên.
Ví dụ, về KPI và OKR khi áp dụng thực tiễn trong cùng 1 giai đoạn Quý I, năm 202X:
- KPI: Doanh số trên 1 khu vực bán trên 5 tỷ, doanh số tại cửa hàng/điểm bán trên 1 tỷ, doanh số bán trên 1 nhân viên 400 triệu.
- OKR: Doanh số 1 khu vực bán đạt kỷ lục 5 tỷ, doanh số nhân viên tăng thêm 45%, tăng vốn hoá thị trường vào S&P 300.
Xem thêm: KPIs và OKRs là gì? Điểm khác biệt giữa hai chỉ tiêu này bạn đã biết?
Phân loại KPI trong doanh nghiệp
Tùy vào cách công ty KPI áp dụng, doanh nghiệp sẽ thường có 05 loại chỉ tiêu KPI (kinh doanh, tiếp thị, bán hàng, quản lý, tài chính) hoặc cũng có KPI theo từng nhân sự (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs).
Cách phân loại KPI trong doanh nghiệp
Tuy nhiên, hiện nay cách chia phổ biến và tổng quát nhất về KPI phải kể đến:
- Chỉ tiêu KPI thể hiện mục tiêu mang tính chiến lược (áp dụng phòng ban là chính). Lúc này, chỉ số KPI sẽ phản ánh con số cụ thể để công ty đạt được các mục tiêu đề ra: Phát triển, tránh suy thoái, tránh thoái vốn…
- Chỉ tiêu KPI thể hiện mục tiêu mang tính chiến thuật (áp dụng cho nhân viên là chính). Khi đó, mỗi nhân sự sẽ được áp KPI để đảm bảo doanh nghiệp đạt được chỉ tiêu KPI chiến lược. Mục tiêu từng phòng ban trong KPI chiến thuật có thể sẽ khác nhau theo từng phòng ban áp dụng.
Trong trường hợp KPI chiến thuật không đạt được kỳ vọng. Các cấp phòng ban quản lý sẽ điều chỉnh và đề xuất các giải pháp mang tính chiến lược: Đề xuất với doanh nghiệp về việc tối ưu lại KPI chiến lược; Đề xuất tái cấu trúc doanh nghiệp nhân sự để đạt được KPI chiến lược…
Những sai lầm trong công tác xây dựng KPI trong doanh nghiệp?
Sai lầm khi không liên kết tốt các yếu tố KPI
Và khi doanh nghiệp xây dựng công ty KPI thường gặp phải một số sai lầm phổ biến như sau:
- Các tiêu chí KPI có mối liên kết “yếu” với đường hướng hoạch định chiến lược của công ty. Cụ thể, các mục tiêu phát triển của công ty không được hoạch định chi tiết cho từng phòng ban. Để rồi, các phòng ban cũng có thể xây dựng chi tiết KPI cho mỗi nhân sự. Sự chênh lệch KPI chiến thuật và chiến lược khiến doanh nghiệp khó lòng đạt được đúng mục tiêu kỳ vọng.
- Chỉ tập trung KPI chiến thuật về các chỉ số KPI kết quả doanh thu (phòng kinh doanh). Điều này đồng nghĩa với việc các KPI phòng ban khác không được xây dựng hiệu quả. Tính kết nối là liên kết, hỗ trợ giữa các phòng ban không tốt. Việc này dễ dẫn đến tình trạng KPI thực tế không đạt được KPI kỳ vọng.
- Chỉ xây dựng KPI cố định và không có sự điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Riêng trường hợp này có không ít doanh nghiệp gặp phải. Phần lớn trong đó là các cấp quản lý còn thiếu sót kinh nghiệm hoặc năng lực thấp. Doanh nghiệp mặc dù đo lường được mục tiêu trong từng giai đoạn rất thấp nhưng vẫn không tìm cách thay đổi. Vẫn giữ lối quản lý cũ đến hết thời hạn thực hiện KPI.
05 bước xây dựng bộ KPIs cho từng nhân viên hiệu quả
Dưới đây, Học viện doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh sẽ giới thiệu đến doanh nghiệp 05 bước thành lập bộ KPIs hiệu quả cho từng nhân viên:
Xây dựng KPI hiệu quả cần trải qua 05 bước
Bước 01: Lựa chọn người đảm nhận vai trò xây dựng KPIs của mỗi phòng ban.
Yêu cầu năng lực:
- Người đảm nhận giữ vị trí quản lý trong phòng ban và am hiểu năng lực nhân sự cấp dưới.
- Người đảm nhận nắm rõ bộ KPIs chiến lược của doanh nghiệp và hiểu “đúng” mục tiêu.
Bước 02: Phân tích và xây dựng các chỉ số KPI.
Yêu cầu phân tích:
- Phân tích dựa trên cơ sở năng lực nhân sự và công thức cụ thể, ví dụ công thức SMART.
- Tổng hợp chi tiết từng tiêu chí KPI và có bộ hướng dẫn đi kèm đầy đủ.
Bước 03: Xây dựng bảng đánh giá mức độ hoàn thành từng chỉ số KPI.
Mỗi chỉ số KPI đều được xây dựng bảng đánh giá tương ứng với thời gian thực hiện. Trong đó, mức độ hoàn thành thường chia làm 3 mốc A (50%) – B (30%) – C(20%) và từng mốc sẽ được diễn giải cách đánh giá cụ thể riêng.
Bước 04: Xây dựng chế độ lương thưởng/phạt theo từng mốc hoàn thành KPI.
Chế độ lương thưởng được cập nhật đầy đủ và không thể thiếu hình thức phạt nếu KPI quá thấp so với kỳ vọng.
Bước 05: Tối ưu bộ KPIs theo thời gian hoạt động.
Cấp quản lý từng phòng ban sẽ tối ưu KPI theo thời gian và điều chỉnh theo KPI chiến lược (nếu có thay đổi).
Xem thêm: Cách tính KPIs chuẩn nhất cho nhân viên.
Ban đầu, bộ KPIs dành cho nhân viên này sẽ không thực sự hiệu quả cao và cần vài tháng để tối ưu tốt hơn. Nhưng về sau, công ty KPI sẽ nhận thấy tính hiệu quả rõ rệt và hãy duy trì nó ít nhất 01 năm. Việc này nhằm tận dụng hiệu quả đạt được mục tiêu KPI chiến lược tốt nhất.
9 Mẫu KPI Excel mới nhất dành cho các phòng ban của doanh nghiệp
Mẫu KPIs dùng để đánh giá bộ phận kinh doanh
Dưới đây là 09 mẫu KPI Excel mới nhất dành cho các phòng ban trong doanh nghiệp:
- Mẫu KPI dành cho Doanh nghiệp bán lẻ
- Mẫu KPI dành cho Quản lý dự án
- Mẫu KPI dành cho phòng Tài chính – Kinh doanh
- Mẫu KPI dành cho phòng Nhân sự
- Mẫu KPI dành cho phòng SEO.
- Mẫu KPI dành cho phòng Sale
- Mẫu KPI dành cho phòng Marketing
- Mẫu KPI dành bộ phận kinh doanh
- Mẫu KPI dành riêng cho cấp Quản lý, ban lãnh đạo.
Tất cả các mẫu KPI này sẽ được Học viện doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh gửi đến bạn đọc miễn phí khi liên lạc sớm nhất đến Hotline 0842424466. Chúng tôi hy vọng qua bài viết này, bạn đọc sẽ hiểu thêm về mô hình công ty KPI.
Và nếu bạn chưa nắm rõ phương pháp xây dựng bộ KPIs này. Vui lòng liên hệ đến chúng tôi sớm nhất để gặp chuyên viên tư vấn tức thì. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc, cũng như hướng dẫn đăng ký khoá học CEO quản trị 4.0 phù hợp nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý học viên!
Xem thêm:
- Học Viện CEO Việt Nam – Nơi cung cấp khóa học CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa học CEO quản trị 4.0 tại Học Viện CEO Việt Nam
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
