Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự (định biên lao động) là thuật ngữ dùng để chỉ công việc xác định số lượng, chất lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng khối lượng công việc cho từng vị trí của công ty trong tương lai. Nói một cách dễ hiểu hơn thì đây là từ chỉ quá trình tận dụng nhân sự cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình phát triển sắp tới.
Định biên cho nhân sự được sử dụng nhiều tại các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức lớn. Đối với cơ quan Nhà nước, thuật ngữ này còn được gọi là “biên chế lao động” hoặc “biên chế cán bộ”.
Xem thêm: Cách tính KPIs chuẩn xác cho từng nhân sự trong công ty
Ý nghĩa của định biên nhân sự
Việc định biên cho nhân sự rất cần thiết đối với doanh nghiệp
Định biên nhân sự là công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Khi được thực hiện nghiêm túc trong thời gian dài, việc định biên sẽ tạo ra được những ý nghĩa, giá trị sau.
- Đối với doanh nghiệp, công ty: Các cấp quản lý sẽ dễ dàng thực hiện chiến lược phát triển. Ngoài ra, việc dự trù ngân sách và lên các kịch bản triển khai cũng sẽ dễ dàng hơn.
- Đối với các phòng ban, bộ phận: Hỗ trợ những nhân viên thuộc phòng ban nắm rõ vai trò, nhiệm vụ và quyền hạn của bản thân, qua đó có đường hướng làm việc phù hợp và hiệu quả.
Cách tính định biên nhân sự
Định biên nhân sự tuy là một công việc nghe khá mơ hồ nhưng ta hoàn toàn có thể tính toán chính xác nếu đảm bảo được hai yếu tố sau:
- Áp dụng đúng công thức với các số liệu thực tế từ hoạt động của công ty.
- Tuân thủ các nguyên tắc bất di bất dịch khi tính định biên.
Xem thêm: Cách Tính Định Biên Nhân Sự
Nguyên tắc định biên nhân sự
Đối với công việc định biên cho nhân sự, có 3 nguyên tắc sau mà bạn cần tuân thủ tuyệt đối.
Các nguyên tắc định biên nhân sự
Nguyên tắc 1: Tỷ lệ tương quan
Khi tính định biên, cần lưu ý đến tỷ lệ tăng/giảm của các số liệu so với năm trước. Ví dụ:
- Tỉ lệ tương quan về doanh thu: Doanh thu tăng/ giảm 30% thì định biên cho nhân sự tăng/ giảm 20%.
- Tỉ lệ tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm vị trí gián tiếp: Trực tiếp tăng/ giảm 65% thì gián tiếp tăng/ giảm 35%. Dựa theo tỉ lệ này, bạn có thể tính ra các mốc biến đổi khác.
- Tỉ lệ tương quan giữa quản lí và nhân viên: Quản lí tăng 15% thì nhân viên tăng 85% và ngược lại.
Ngoài ra, một số tương quan về nguồn ngân sách cho các nhóm cũng có thể được dùng để tính định biên lao động.
Nguyên tắc 2: Định mức lao động
Định mức lao động ám chỉ cách mà bạn tính toán khả năng làm việc của nhân sự. Một số cách xác định định mức thông dụng hiện nay bao gồm:
- Định mức theo khối lượng: được sử dụng nhiều cho các ngành sản xuất, dịch vụ. Con số định mức thường rất cụ thể, ví dụ: 50 sản phẩm/ buổi/ người, 5 bài viết/ ngày/ người,…
- Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Đưa ra định mức dựa trên các chỉ tiêu về doanh thu và khối lượng khách hàng tính theo năm.
- Định mức theo thông lệ thao tác của nghề nghiệp: Xác định định mức dựa trên tần suất thực hiện công việc mỗi năm hay số giao dịch thực hiện được mỗi ngày.
- Định mức theo đối tượng phục vụ: Được áp dụng chủ yếu đối với khối gián tiếp.
Nguyên tắc 3: Tần suất, thời lượng
Nguyên tắc này sẽ xét đến tần suất và thời gian thực hiện các công việc của từng vị trí. Để đưa ra nhận định chính xác nhất thì người thực hiện định biên lao động cần có cái nhìn rõ ràng về từng vị trí công việc khác nhau của doanh nghiệp.
Công thức tính định biên nhân sự
Công thức để tính chính xác định biên cho nhân sự
Trên thực tế, một công thức hoàn hảo có thể áp dụng cho mọi trường hợp là không hề tồn tại. Thay vào đó, bạn sẽ phải dựa trên những nội dung rút ra được từ 3 nguyên tắc trên để xây dựng nên công thức chuẩn nhất cho doanh nghiệp của mình.
Để giúp bạn hình dung dễ hơn cách để tính ra định biên lao động hiệu quả, sau đây là một bài toán ví dụ của Học Viện Doanh Nhân CEO:
Bạn mở một cửa hàng kinh doanh 8 tiếng/ngày, suốt 365 ngày/năm và bạn cần tuyển người cho một vị trí công việc quản lý. Theo Luật Lao Động, một người nhân viên sẽ được nghỉ tổng cộng 88 ngày/năm, tức họ chỉ làm 277 ngày/năm.
Lấy 365/277, ta được 1,32 – hệ số bù trừ nhân sự chuẩn. Từ số này, ta có được công thức:
Số nhân viên cần tuyển = số vị trí công việc x số ca x 1.32.
Mẫu xây dựng định biên nhân sự
Hướng dẫn xây dựng định biên lao động hiệu quả
Công ty càng lớn, càng có nhiều vị trí công việc và nhiều ca làm thì công thức tính sẽ càng phức tạp hơn. Để đảm bảo không sai sót khi thực hiện định biên, bạn có thể áp dụng mẫu xây dựng định biên nhân sự như sau:
- Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực cho từng vị trí dựa trên mục tiêu của công ty.
- Bước 2: Phân tích tình trạng nhân lực công ty hiện tại. Lưu ý: cân nhắc đến cả sự trung thành, hài lòng và tiềm năng của đội ngũ nhân viên.
- Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực dựa trên các phân tích có được.
- Bước 4: Thực hiện kế hoạch định biên cho nhân sự với những thông tin thu thập được từ 3 bước trên.
- Bước 5: Xem xét và đánh giá hiệu quả của kế hoạch đã thực hiện. Đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót.
Trên đây là những gì bạn cần biết về định biên nhân sự. Để tìm hiểu kĩ hơn về phương pháp quản trị nhân sự và phát triển doanh nghiệp, mời bạn tham gia khóa huấn luyện “Quản trị CEO 4.0” của Học Viện Doanh Nhân CEO Việt Nam. Rất nhiều kiến thức giá trị cùng các phần quà hấp dẫn đang chờ đợi bạn đấy.
XEM THÊM
- Học Viện CEO – Nơi cung cấp khóa huấn luyện CEO quản trị 4.0 chất lượng
- Khóa huấn luyện CEO quản trị 4.0 tại Học Viện CEO Việt Nam
Vui lòng liên hệ đến Hotline 0842424466 để được chuyên viên tư vấn giải đáp mọi thắc mắc và đăng ký khóa học phù hợp nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý học viên!
HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: cskh@ceohcm.edu.vn
